工作郵件都不會(huì)寫，你如何玩轉(zhuǎn)職場?

作者：騰訊企業(yè)郵箱    發(fā)布時(shí)間：2020-01-03 10:40:56  訪問量：3647  

　　發(fā)郵件已經(jīng)成為職場中和客戶、領(lǐng)導(dǎo)、跨部門同事最常用的溝通方式。工作郵件雖然簡單卻最能檢驗(yàn)一個(gè)人的耐心和細(xì)心程度。比如很多人都會(huì)在郵件發(fā)出去后發(fā)現(xiàn)有別字，忘了添加附件主題等。今天騰曦網(wǎng)絡(luò)就和大家分享下寫一封工作郵件有哪些需要注意的事項(xiàng)吧。

　　一封好的工作郵件至少由6個(gè)結(jié)構(gòu)組成：標(biāo)題、收件人和抄送人、稱呼、正文、附件、簽名檔。下面分別介紹每部分需要注意的要點(diǎn)。

　　1、郵件標(biāo)題

　　俗話說，好的開頭是成功的一半，郵件也是如此。郵件標(biāo)題是最先進(jìn)入收件人視野的，一個(gè)好的標(biāo)題可以起到事半功倍的效果。

　　與私人郵件不同，工作郵件還有留底存檔的作用，可以使責(zé)任更加明確。同時(shí)工作郵件也可能被多次查看，所以郵件標(biāo)題一定要簡潔明了，關(guān)鍵詞一定要齊全，便于搜索。

　　如果是重要緊急需要盡快得到回饋的郵件，可以在標(biāo)題加上標(biāo)簽來加重視覺。【重要】、【緊急】【今天內(nèi)回復(fù)】這樣的標(biāo)簽都很容易讓收件人先看到你的郵件。

　　如果被多次轉(zhuǎn)發(fā)的郵件，標(biāo)題上會(huì)被加上很多re:fw等，這種郵件如果必須參與回復(fù)討論，一定要把前面的字符清理干凈。

　　2、收件人和抄送人

　　郵件的發(fā)送地址區(qū)，分為收件人，抄送人。收件人是需要直接處理該郵件人的人，這里切記只能有一位，不能一事二報(bào)。抄送人是讓對方知會(huì)即可，可以不回復(fù)，可多個(gè)，跨部門溝通時(shí)常用。

　　3、稱呼

　　郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒收件人，此郵件是面向他的，他要給予相應(yīng)的回應(yīng)。

　　一般來說最好按照公司文化寫，有的公司領(lǐng)導(dǎo)就喜歡稱呼職位，有的喜歡直呼姓名，有的喜歡英文名字。在多個(gè)收件人的情況下我們可以稱呼：各位同事、Dear all等。

　　4、正文

　　正文部分考驗(yàn)個(gè)人表達(dá)能力，最忌諱就是拖沓、磨嘰、說不出重點(diǎn)，浪費(fèi)時(shí)間又不專業(yè)。所以一定要做到傳達(dá)全面，邏輯清晰、言簡意賅。

　　正文，首先要注意遵循金字塔原理，先說中心思想，再詳細(xì)闡述細(xì)節(jié)。對于重要的信息可以加粗，或者高光標(biāo)記，一目了然。多條內(nèi)容，一定要用編號排列一下，顯得你非常有條理，別人讀的時(shí)候效率也高。寫完后檢查是否有錯(cuò)別字、優(yōu)化閱讀效果。

　　5、附件

　　如果需要添加附件，一定要在正文中提及附件名稱，并簡單對其內(nèi)容進(jìn)行說明。

　　附件少的時(shí)候最好不要打包，能在一級頁面看的東西，不要跳到二級頁面。附件數(shù)量超過5條，建議直接壓縮打包，附件占得滿屏，閱讀感受不好。附件不要太大，網(wǎng)絡(luò)不好時(shí)很影響工作效率。

　　上傳前一定要一一核對：文件命名是否正確、附件是否可以打開、上傳數(shù)量是否正確。

　　6、簽名檔

　　簽名一般是作為郵件的結(jié)尾出現(xiàn)，最好按照公司的要求規(guī)范來就行。常見的信息有：姓名、部門、職務(wù)、聯(lián)系電話、郵箱地址等，便于收件人與你取得聯(lián)系。

　　騰訊企業(yè)郵箱提醒大家：要寫好工作郵件，需要仔細(xì)認(rèn)真對待細(xì)節(jié)，這樣做也許不能讓你馬上漲工資，但是，在平時(shí)的工作中，但堅(jiān)持以這種精益求精的思想去對待每一個(gè)細(xì)節(jié)，相信你一定會(huì)很快升值，升值了離升職加薪還會(huì)遠(yuǎn)嗎?

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